Home office – jak skutecznie zorganizować w firmie pracę zdalną?

Dziś w dobie koronawirusa wiele firm aby nie stracić płynności finansowej i nie zwalniać pracowników wysyła ich do pracy w domu. Z pozoru jest to bardzo dobre rozwiązanie, ale aby było efektywne, musi być z góry przemyślane i przygotowane.

W obecnej sytuacji wiele firm decyduje się na pracę w systemie home office. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest pomimo epidemii dalsze w miarę normalne funkcjonowanie firmy, wypracowywanie zysków i oczywiście utrzymanie dotychczasowych miejsc pracy. Nie każdy pracownik może pracować zdalnie, ale z moich obserwacji wynika, że kto może ten taki rodzaj pracy preferuje.

Niestety przejście na system home office nie polega jedynie na tym, że pracownik dostaje polecenie pracy z domu i sprawa załatwiona… W zależności od dotychczasowych zadań pracownika, pracodawca ma mu obowiązek zapewnić niezbędne narzędzia pracy. W wypadku pracownika biurowego będzie to telefon komórkowy, samochód (jeżeli musi dojechać do klienta), oraz komputer skonfigurowany wraz z odpowiednim oprogramowaniem.
Oprogramowanie to zarówno np. klient poczty e-mail, legalny pakiet biurowy, ale również skonfigurowany program do wideokonferencji jeżeli pracownik ma się kontaktować w ten sposób z firmą, bądź klientami, skonfigurowane narzędzia do pracy w chmurze, czy inne specjalistyczne oprogramowanie. Przed wysłaniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca powinien się także zatroszczyć, czy pracownik ma dostęp do internetu, jeżeli nie, zapewnić mu chociażby dostęp do internetu mobilnego.

Aby praca w systemie zdalnym przebiegała sprawnie i wydajnie niezbędna jest współpraca obustronna pomiędzy szefem a pracownikami. Ze strony przełożonego jedną z najważniejszych spraw jest ustalenie stałych, jasnych, czytelnych zasad. Dla pracownika musi być jasne, że praca z domu nadal pozostaje normalną pracą w której jedyną zmianą jest miejsce jej wykonywania. Niestety nie każdy człowiek potrafi samodzielnie zorganizować sobie pracę (jest to zresztą obowiązek przełożonego), w związku z czym praca w domu także powinna być przygotowana od strony organizacyjnej. Każdy ją wykonujący powinien mieć określony zakres swoich obowiązków w danym dniu, zakres zadań które ma do wykonania. Taki styl pracy pomoże szefowi w ocenianiu efektów pracy poszczególnych członków zespołu którym zarządza.
Przełożony powinien także zadbać o zdrową analizę efektów zespołu. Jeżeli zostanie wdrożony sensowny plan raportowania postępów powinien on wystarczyć zarówno do prowadzenia analiz, jak i stanowić dodatkowy element motywujący pracownika.

Oczywiście to nie jest tak, że tylko pracodawca w obecnej sytuacji musi się wykazać inicjatywą i przygotować swoim pracownikom warunki pracy. Pracownik ze swojej strony także w ramach współpracy z firmą musi się zatroszczyć o to aby jego praca mogła być nadal rzetelnie i wydajnie wykonywana. Przydatne będzie tu zastosowanie się do kilku prostych zasad:
• organizacja miejsca pracy. Dobrze, jeżeli w miarę możliwości będzie to na czas wykonywanej pracy, samodzielne miejsce, np. osobny pokój, który jeszcze najlepiej aby można było zamknąć. Twoje miejsce pracy powinno być uporządkowane i pozwalać na skupienie się na wykonywanych obowiązkach.
• w sytuacji pracy w domu jej jakość zależy nie tylko od ciebie, ale także od reszty domowników. Ustal z nimi, że w trakcie godzin twojej pracy nie będą ci przeszkadzać. W internecie można znaleźć filmiki, gdy podczas wideokonferencji z klientem do pokoju raczkuje dziecko. Choć filmik jest zabawny, wątpię aby pracownikowi w tym momencie było do śmiechu…
• ustal sobie grafik pracy i trzymaj się go. Pracując w domu bardzo łatwo zapomnieć o zasadach wskutek czego twoja praca rozmyje się wśród różnych zajęć dodatkowych. Jeżeli twój przełożony nie ustalił z tobą dokładnego harmonogramu pracy opracuj go sam. To przy okazji jest świetny czas do podniesienia produktywności swojego czasu pracy samemu, bez przymusu i czujnego wszystkowidzącego oka przełożonego. Zaplanuj ile godzin dziennie masz pracować, w jakich godzinach będziesz realizować swoją pracę. W jakich godzinach np. wykonujesz telefony, w jakich wysyłasz e-maile, a w jakich rozbudowujesz bazę klientów. Jakiekolwiek są twoje zadania podczas dnia, dobrze aby były zaplanowane także czasowo.
• Pozbądź się wszelkich rozpraszaczy. Tak jak w biurze można tracić dużo czasu na pogaduchy z współpracownikami, przeglądanie Facebooka itp. tak tym bardziej w domu z każdego kąta uśmiechają się do ciebie rozpraszacze pragnące wyrwać trochę twojego czasu dla siebie. Na swój własny użytek stosuję zasadę: w godzinach pracy jedynie obowiązki firmowe, po godzinach pracy jedynie obowiązki domowe! Staraj się obowiązków domowych i firmowych nie mieszać. Gdy robi się wszystko, nie zrobi się dobrze nic…
• Może zabrzmi to dziwnie, ale nawet podczas pracy w domu bardzo ważny jest odpowiedni strój o który warto zadbać. Pomijam nawet odbywane wideokonferencje. To jak jesteśmy ubrani wpływa na nasz umysł, na to jak postrzegamy siebie i jak funkcjonujemy. Ciężko skupić się na pracy i wykonywać obowiązki służbowe gdy jesteśmy ubrani w piżamie. Nasz strój będzie nas kierował bardziej ku wypoczynkowi… Oczywiście nie musimy siedzieć w garniturze, ale dobrze aby było to ubranie, chociażby takie w jakim pojawiamy się w pracy w luźniejszy dzień a nie dres, czy piżama.

Choć home office wymaga samodyscypliny i bardzo dobrej organizacji pracy, to w konsekwencji przy poważnym do niego podejściu może być dla wszystkich opłacalny. Dla pracodawcy może oznaczać choćby oszczędności w utrzymaniu biura, dla pracownika oszczędności na dojazdach do firmy i to zarówno czasowe, jak i finansowe. Wszystkim też może się przysłużyć zmuszając do optymalizacji pracy, uczenia się nowych nawyków.